Fraudes em Prestação de Contas

Entre janeiro e novembro de 2017, foram registradas quase 674 mil tentativas de fraude, sendo o setor de serviços, o segundo mais afetado, com 568 mil casos e 31,4% do total. Aqui no Brasil, cresce diariamente, a fraude nas prestações de contas condominiais, nas cooperativas de serviços, ou sindicatos, quer seja por ausência de controle interno eficaz, por facilidade de acesso de pessoas alheias a gestão ou por ocasião de desvios cometidos pelos seus gestores ou até por administradoras terceirizadas.

A fim de encontrar uma definição mais técnica, sobre fraude, conforme determina a NBCT 11 – IT – 09 (NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE INTERPRETAÇÃO TÉCNICA NBC T 11 – IT – 03 FRAUDE E ERRO):

“2. O termo fraude refere-se a ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis. A fraude pode ser caracterizada por:

a) Manipulação, falsificação ou alteração de registros ou documentos, de modo a modificar os registros de ativos, passivos e resultados;

b) Apropriação indébita de ativos;

c) Supressão ou omissão de transações nos registros contábeis;

d) Registro de transações sem comprovação; e

e) Aplicação de práticas contábeis indevidas.”

Costumo dizer que fraude é um ato cometido para manipular dados, documentos ou informações com o objetivo de obter benefício próprio.

Quando estamos diante de Prestação de Contas quer seja de um Condomínio, Cooperativa ou até mesmo de Sindicato ou Associação, ficamos a mercê de fraudes cometidas pelas pessoas que detêm as informações ou por aquelas que as gerenciam em conjunto ou não.

Os tipos de fraudes mais frequentes detectadas quando da contratação da auditoria são:

  1. Não lançar receitas de acordos ou mesmo recebimentos no caixa de valores das cotas mensais;
  2. Saques sem comprovação ou contratação de serviços desnecessários;
  3. Falsificação de comprovantes de despesas, superfaturamento em notas fiscais de compras/serviços;
  4. Desvio de materiais adquiridos em nome da entidade;
  5. Cobranças excessivas com cópias, material de escritório, quilometragem, entre outras;
  6. Recebimentos de cotas em atraso (com baixa na inadimplência), sem a entrada dos recursos na conta do condomínio e acordos firmados com concessão de descontos indevidos;
  7. Pagamento de propina na compra de bens e serviços;
  8. Desvios de recursos acobertados por documentos falsos – notas fiscais frias, recibos de empregados fantasmas, cópia de cheque, etc.;
  9. Desvio de recursos do caixa pequeno;
  10. Exposição da entidade frente à Previdência Social e à Receita Federal na retenção e recolhimento do Imposto de Renda na fonte de prestadores de serviços, alguns mesmo fantasmas, facilmente detectados por uma consulta do CNPJ.

Você é síndica ou síndico de um condomínio, é cooperada (o) de uma entidade cooperativa ou, é associada (o) de sindicato de categoria profissional ou associação similar, e quer saber quais maneiras de prevenir a fraude nas prestações de contas? Algumas recomendações de auditoria preventiva que podem ser adotadas para manter a transparência das contas de ganhos e gastos destas entidades:

  1. Efetuar seu fechamento mensal e apresentar a pasta de prestação de contas mensais com os documentos originais, para possibilitar a conciliação entre o extrato financeiro e os documentos.
  2. Apesar da existência do síndico (no caso de condomínios) e gestores (para sindicatos e cooperativas) deve sempre existir uma comissão responsável e independente, pela fiscalização das contas.
  3. A manutenção preventiva das condições do prédio e/ou estabelecimento onde funciona a sede sindical ou da cooperativa, bem como de seus equipamentos de ativo fixo também demonstra transparência, eficiência e reduz gastos futuros.
  4. É fundamental manter uma conta bancaria separada, uma vez que o caixa da entidade (condomínio, sindicato ou cooperativa) não se confunde e não se mistura com o dinheiro ou com o numerário pertencente aos seus dirigentes ou integrantes e vice-versa.
  5. A documentação mensal deve ser mantida em ordem, evidenciando todas as receitas e despesas, e deve compor a apresentação mensal do demonstrativo de despesas com data determinada previamente para tal.
  6. Contratações – No caso de despesas extras, como reformas, obras e renovação de contratos, a boa prática gerencial e contábil é efetuar a cotação de no mínimo (03) três fornecedores. A decisão para a contratação deve considerar a qualidade de produtos e serviços prestados, o preço, a forma de pagamento e o prazo de entrega ou conclusão, sendo a melhor escolha voltada ao interesse da entidade, evitando-se totalmente a prática de favorecimento por questão de relações sociais.
  7. No caso de administração terceirizada, o gestor local poderá ser o fiscalizador de alguma irregularidade por parte destas, conciliando mensalmente todas as receitas e despesas, como eventuais despesas decorrentes de cotação de preços, tanto para serviços quanto para materiais. Acompanhar o saldo diariamente, quando possível, também auxilia muito nesse controle.
  8. Quando algum integrante da entidade (morador, sindicalista ou cooperado) tiver dúvidas sobre os lançamentos, deve solicitar reunião com o gestor e Conselho Fiscal, para averiguar os documentos originais. Ele pode verificar a documentação, marcando dia e horário, para checar se as decisões das assembleias estão sendo respeitadas e exigir o demonstrativo mensal de despesas. São formas de certificar-se de a gestão vem sendo realizada com responsabilidade.
  9. A obrigação do gestor é apresentar uma prestação de contas e manter a documentação disponível por, no mínimo, cinco anos. Mas, independentemente de obrigação, é necessário registrar toda movimentação financeira, em livro-caixa ou outra forma, razão ou diário geral.
  10. Como atitude preventiva, uma alternativa é realizar uma Auditoria de Prestação de Contas, a qual passa a ser a constatação trimestral, de que a entidade (condomínio, sindicato ou cooperativa) atua corretamente na prestação de contas e cumpre suas obrigações acessórias.

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